Kommungemensam bemanningshandbok Härjedalens kommun

Antagen av styrgruppen för Heltidsresan, centrala samverkansgruppen 15 februari 2021.
Diarienummer KS 2021/143.

Bemanningshandbokens syfte och omfattning

Bemanningshandboken omfattar alla medarbetare oavsett anställningsform och funktion i alla förvaltningar och verksamheter i Härjedalens kommun. I bemanningshandboken görs gemensamma och övergripande ställningstaganden tydliga för att kunna ta tillvara medarbetares resurser och kompetenser.

Alla verksamheter berörs inte av allt i bemanningshandboken.

Vid behov kan bemanningshandboken utvecklas och anpassas till respektive förvaltnings och verksamhets behov. Det görs med denna bemanningshandbok som utgångspunkt. Verksamhetsspecifika bemanningshandböcker ska följa denna bemanningshandboks struktur.

I Härjedalens kommun bedrivs verksamhet dygnet runt veckans alla dagar. Medarbetarna är den enskilt viktigaste resursen som verksamheten har för att ge service och stöd till de som vi är till för – medborgarna och besökare.

Målsättningen är att arbete ska utföras i huvudsak av tillsvidareanställda medarbetare med rätt erfarenhet och kompetens; det gäller oavsett tid på dygnet och dag i veckan.

Härjedalens kommun ska:

• Säkra framtida personalbehov i hela Härjedalens kommun.
• Tillgodose jämställdhetsperspektivet att medarbetare ska kunna försörja sig på sin lön och klara sig på sin framtida pension.
• Säkra en god arbetsmiljö för alla medarbetare.

Ansvar

Alla verksamheter ansvarar för att genomföra och använda den kommungemensamma bemanningshandboken.

Informera

Nyanställda ska informeras om den kommungemensamma bemanningshandboken. Det görs i samband med introduktionen.

Uppföljning

HR-chef är dokumentansvarig och ska årligen följa upp och revidera den kommungemensamma bemanningshandboken.

I det löpande arbetet ska chef och rektor kontinuerligt följa upp bemanningsprocessen och dess effekter på ekonomi och tillsammans med skyddsombud även följa upp effekten på arbetsmiljön.

Nya tillsvidareanställda efter heltidsinförande inom Kommunals avtalsområde

Medarbetare som nyanställs tillsvidare inom Kommunals avtalsområde erhåller en heltidsanställning under förutsättning att verksamheten eller kategorin inte är undantagen. Undantag kan göras från heltidsanställning om det finns särskilda skäl till deltidsanställning. Anställande chef har mandat att avgöra om särskilda skäl till deltidsarbete föreligger. Det hanteras inom ramen för tjänstledighet enligt rutin för tjänstledighet.

Tillsvidareanställda vid heltidsinförande inom Kommunals avtalsområde

Medarbetare inom Kommunals avtalsområde som har en tillsvidareanställning på deltid vid tidpunkt för heltidsinförandet, erbjuds heltidsanställning. Tillsvidareanställda medarbetare, som har varaktig sjukersättning eller en arbetsmarknadspolitisk åtgärd på deltid, undantas från heltidsinförandet.

Tjänstledighet

För tillsvidareanställda finns möjlighet att söka tjänstledighet. Det prövas utifrån verksamhetens behov enligt rutin för tjänstledighet.

Bemanningsprocess

Härjedalens kommuns bemanningsprocess är uppdelad i tre steg. Med utgångspunkt i de tre stegen underlättas verksamhetens arbete med planering och uppföljning.

Steg 1 - Strategisk planering, årligen

Den strategiska delen av planeringen går att dela upp:

• Budget och behov: I arbetet med nästkommande års budget sker all ekonomisk planering. Till stöd för den ekonomiska planeringsprocessen finns politiska måldokument, befolkningsprognoser, omvärldsanalyser samt föregående års utfall och resultat.
• Kapacitet: Här bedöms antal det vill säga antal elever, barn, brukare, klienter, besökare, gäster med mera. Här bedöms också volymer i form av antal timmar i förskolan, antal hemtjänsttimmar med mera.
• Resursplanering: Här beslutas vilka personalresurser som behövs, var och när och med vilka kvalifikationer. Beslutet görs av varje chef och lämnas till överordnad.

Steg 2 - planering inför schemaläggning, 1-6 månader

Den här planeringen genomförs i flera delar och många är involverade

• Ställningstagande för ett nytt bemanningskrav fastställs utifrån verksamhetens behov.
• Chef eller rektor analyserar det underlag som behövs för att fastställa bemanningskravet så som be­söksstatistik, barnschema, beställning av insats, genomförandeplaner med mera.
• Chef och rektor bedömer önskemål om ledigheter och fastställer schema eller bemanning.
• Överkapacitet hanteras inom samplanering och resurstid.
• Underkapacitet hanteras inom samplanering och resurstid.

Roller och ansvar

Olika roller i verksamheten har olika ansvar i bemanningsprocessen. Tabellen visar vilket ansvar respektive roll har i de olika stegen i bemanningsprocessen.

Schemaläggare* Medarbetare som arbetar med schemaläggning och innehar annan titel exempelvis arbetsledare, samordnare, administratör.

Bemanningskrav

Bemanningskravet är verksamhetens behov och personalbudget tillsammans och beslutas av ansvarig chef och rektor som har arbetsmiljöansvar och ekonomiskt ansvar för verksamheten. Bemanningskravet utgår från verksamhetens ekonomiska ramar, verksamhetens behov samt gällande avtal och lagstiftning.

Verksamhetens behov av bemanning är den sammanlagda arbetstiden i kärnverksamheten samt tid för andra aktiviteter som rör verksamheten. Bemanningskravet revideras utifrån förändrade behov och förutsättningar i verksamheten.

Samplanering

Samplanering av schema mellan flera enheter är en metod för att i ett tidigt skede hantera underkapacitet och överkapacitet. I första hand sker samplanering mellan arbetslag och enheter inom närmsta chefs ansvarsområde, därefter inom samplaneringsytan.

Härjedalens kommun har två samplaneringsytor – östra och västra Härjedalen. Östra Härjedalen omfattar Sveg, Lillhärdal, Lofsdalen och Ytterhogdal. Västra Härjedalen omfattar Hede, Vemdalen och Funäsdalen.

Medarbetaren har ett huvudarbetsställe för merparten av sin arbetstid, men kan även få arbetspass på andra ställen inom samplaneringsytan där hen har rätt kompetens och har genomgått introduktion.

Introduktion

Samplanering och användandet av överkapacitet förutsätter att medarbetaren har de kvalifikationer som krävs för arbetet samt att de har fått introduktion. Introduktionens omfattning bedöms av ansvarig chef och kan skilja sig åt utifrån individuella behov. Introduktionen anpassas utifrån medarbetarens kompetens och förutsättningar. Det är viktigt för verksamhetens kvalitet att medarbetare introduceras på ett begränsat antal arbetsställen utöver huvudarbetsstället.

Alla har ansvar att ta emot nya medarbetare på ett bra och välkomnande sätt och följa de rutiner för introduktion som finns på arbetsplatsen. Det är viktigt att det känns tryggt att komma till sin arbetsplats och att den information som var och en behöver för att kunna utföra sitt arbete finns lättillgänglig och är uppdaterad.

Schemaläggning

Schemaperioden är varierade beroende av de olika verksamheterna, varje chef/rektor ansvarar för att i den strategiska planeringen (se bild 1) utgå från sin verksamhets behov och förutsättningar vid eventuell schemaläggning.

Långa schemaperioder bör undvikas utifrån att kända förändringar såsom önskade ledigheter, planerade utbildningar eller förändrade behov i verksamheten, kan uppstå och ska planeras in i schemat.

Förläggning av arbetstiden

Arbetsgivaren ska enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter planera schemalagd arbetstid så att den inte leder till ohälsa. Chef eller rektor kan få stöd och rådgivning för bemanning och schemaläggning av HR.

Förutsättningar vid fördelning av arbetstider

Arbetstider bestäms av:

• Lagar, avtal och regler
• Verksamhetens behov
• Hänsyn till medarbetare med dokumenterade behov
• Planerade aktiviteter och ledigheter

Känd frånvaro innan fastställt schema

I de verksamheter som regelbundet planerar nya scheman gäller:

• All känd frånvaro och ledighet ska planeras in i schema.
• Önskemål om ledigheter ska komma in i god tid innan schema fastställs.
• Om flera medarbetare ansöker om ledighet samma tidpunkt styr verksamhetens behov samt lagar och avtal hur många som beviljas ledighet.
• När schemat är fastställt sker endast förändringar av akut art och dessa ska vara godkända av chef.
• Alla förändringar i fastställt schema ska hanteras enligt lagar och avtal och kan i vissa fall innebära ersättning.
• Chef och rektor har ansvar att säkerställa verksamhetens behov av bemanning.
• För huvudsemester gäller särskild planering

I övriga verksamheter gäller ledighetsansökan enligt rutin.

Fridagar

Antalet fridagar regleras i huvudöverenskommelsen (HÖK) om lön och allmänna anställningsvillkor till allmänna bestämmelser (AB) eller utifrån bestämmelser om vecko- och dygnsvila i arbetstidslagen. Verksamheterna ansvarar för att följa gällande bestämmelser.

Arbete på obekväm arbetstid

Medarbetarna behöver fördela sin arbetstid över den tid som verksamheten bedrivs. Det kan omfatta dagtid, kvällstid och natt samt vardag och helg. Antal arbetspass på kvällar och helger utgår från verksamhetens bemanningskrav.

Nattarbete

Medarbetare inom Kommunals avtalsområde som arbetar natt har en heltidsanställning i grunden med särskilda arbetstidsmått vilket regleras i huvudöverenskommelsen (HÖK).

De får sin arbetstid förlagd enligt samma bemanningsprocess som övriga medarbetare. Samplanering med andra enheter kan bli nödvändigt för att få ut arbetstiden vid heltidsinförande.

Resurstid

I samband med att schema fastställs kan överkapacitet uppstå. Överkapacitet schemaläggs där behov finns och utgör arbetstid som ska kunna nyttjas i den egna eller i annan verksamhet. I första hand används resurstid på den egna enheten eller andra enheter inom chefens ansvarsområde där medarbetaren är introducerad. Därefter på andra enheter i verksamheten eller i verksamheter där medarbetaren har kompetens att utföra arbetsuppgifter.

Om resurstid inte nyttjas och medarbetaren är övertalig dessa timmar blir det en resursförstärkning i den egna verksamheten.

Fastställt schema

Färdigt schema ska vara medarbetaren tillhanda senast 14 dagar innan schemastart.

I verksamheter där schemat regelbundet förändras ska schemat meddelas arbetsplatsombud eller arbetstagarorganisation i enlighet med allmänna bestämmelser senast 14 dagar innan schemastart. I de fall där frånvaro uppstår i fastställt schema ska fastställda rutiner finnas för att på bästa sätt säkerställa verksamhetens behov.

Lagar och förordningar

• Allmänna bestämmelser AB, och huvudöverenskommelser HÖK
• Arbetstidslagen, ATL
• Arbetsmiljölagen, AML
• Föreskriften organisatorisk och social arbetsmiljö, OSA
• Semesterlagen
• Föräldraledighetslagen
• Förtroendemannalagen
• Studieledighetslagen
• Medbestämmandelagen MBL
• Lagen om anställningsskydd LAS
• Socialförsäkringsbalken
• Andra lokala avtal och överenskommelser