Riktlinje för visselblåsning

Fastställd av kommunstyrelsen 13 april 2022 § 104.
Diarienummer KS 2022/255.

Varför en visselblåsarfunktion?

Syftet med visselblåsarfunktionen är att säkerställa att sådana typer av händelser kommer till kommunens kännedom även om de normala kommunikations­kanalerna via chef, HR-avdelning, facklig företrädare etcetera av någon anledning inte är möjlig. En visselblåsarfunktion förebygger risker som kan skada verksamheten och skapar transparens gentemot medborgare och anställda.

Lagstiftningen gäller vid rapportering i ett arbetsrelaterat sammanhang av information om missförhållanden som det finns ett allmänintresse att de kommer fram.

När ska funktionen användas?

Funktionen ska användas om du misstänker korruption, oegentligheter och/eller allvarliga missförhållanden och upplever att det inte är möjligt att hantera frågan inom organisationen. Det kan exempelvis gälla muta, bedrägeri, stöld, jäv, olämplig bisyssla eller annan situation där någon får privat vinning eller fördel på grund av sin tjänsteställning. Lagbrott eller allvarliga avvikelser mot interna regler och riktlinjer i tjänsten kan också anmälas.

När ska funktionen inte användas?

Funktionen är inte till för allmänna synpunkter på ledarskap, arbetsmiljö, verksamhetsplanering med mera. Den är inte heller lämplig för att rapportera känsliga personfrågor som är kopplade till enstaka individer. Om det inte känns rätt att prata med närmsta chef eller chefens chef går det att vända sig direkt till HR-avdelningen eller facklig företrädare.

Synpunktshanteringen ska användas för allmänna klagomål och synpunkter.

Vad kan anmälas?

Syftet med en visselblåsarfunktion är att organisationen ska få information om missförhållanden och allvarliga oegentligheter och kunna agera på det. Egna arbets-/anställningsförhållanden kan inte anmälas via detta system.

Vem kan anmälas via visselblåsarfunktionen?

Personen som anmäls ska ha en ledande ställning eller nyckelposition inom Härjedalens kommun och dess bolag. Det kan till exempel vara en högre chef, en VD, en person som ansvarar för stora inköp eller andra verksamhetskritiska funktioner.

Vilka får rapportera?

Verksamhetsutövaren ska göra interna rapporteringskanaler tillgängliga så att följande personer som är verksamma hos verksamhetsutövaren kan rapportera om missförhållanden som förekommer i verksamheten

1. Arbetstagare, även innan tillträde och efter avgång
2. Personer som söker eller utför volontärarbete
3. Personer som söker eller fullgör praktik
4. Personer som annars utför arbete under verksamhetsutövarens kontroll och ledning
5. Egenföretagare som söker eller utför uppdrag
6. Personer som ingår i ett företags förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan, om verksamhetsutövaren är ett företag och
7. Aktieägare som är verksamma i bolaget om verksamhetsutövaren är ett aktiebolag.
8. Personer som har tillhört någon av personkategorierna ovan och har fått ta del av eller inhämtat information under tiden i verksamheten

Hur går anmälan till?

Rapporteringen kan vara muntlig, skriftlig eller ske vid ett möte. Anmälan kan lämnas via kommunens e-tjänsteplattform och kan lämnas antingen anonymt eller med namn. Fördelen med att uppge sitt namn är att de som utreder anmälan har möjlighet att vid behov ställa kompletterande frågor som kan underlätta utredningen. Enligt lagstiftningen ska visselblåsare ges skydd mot repressalier. Den som rapporterar ska få bekräftelse inom sju dagar.

Återkoppling till den rapporterande om åtgärder som vidtagits ska ske i skälig omfattning. Tidsfristen för återrapportering får uppgå till högst tre månader efter bekräftelsen.

Information om uppgift genom vilken den rapporterande personen kan identifieras kommer att lämnas ut, såvida inte syftet med uppföljningen eller åtgärderna hindras eller försvåras om informationen lämnas till den rapporterande personen.

Hur hanterar kommunen anmälningarna?

Efter att en anmälan är mottagen och registrerad, hanteras den av en särskilt avgränsad mottagningsfunktion, ”Visselblåsningsgruppen”, som består av säkerhetssamordnare och representanter från ekonomi- respektive HR-avdelningen. Gruppen tar emot rapporter, har kontakt med rapporterande personer, följer upp det som rapporterats och lämnar återkoppling om uppföljningen till rapporterande personer. Mottagningsfunktionen syfte är att bedöma om anmälan faller inom ramen för visselblåsarfunktionen, trovärdighet och sakriktighet samt om de framförda uppgifterna i anmälan är befogade. Om dessa kriterier är uppfyllda lämnas ärendet över för utredning av en extern part.

Sekretess

Uppgifter om enskilda i uppföljningsärenden sekretesskyddas. Sekretess gäller både för den som rapporterar och andra enskilda personer i ärendet.

En verksamhetsutövare får inte hindra eller försöka hindra rapportering eller på grund av rapportering vidta repressalier mot en rapporterande person eller någon som bistår denne eller har en koppling till personen.

Roller och ansvar

Säkerhetssamordnare

Mottagare av anmälningar och sammankallande av visselblåsargruppen

Visselblåsningsgruppen

Ansvarar för bedömning av visselblåsningen och beslut om ytterligare åtgärder.

Kommunchef

Får information i varje ärende och kontrollerar att visselblåsarfunktionen arbetar inom det mandat som dessa riktlinjer ger. Om visselblåsningen gäller kommunchefen gäller inte detta.

Kommunstyrelsen

Antal inkomna ärenden och beslut redovisas till kommunstyrelsen vid behov eller en gång per halvår.