Antagna av kommunstyrelsen 2023-06-14, Ks § 183
Diarienummer KS 2023/425

Sammanträden på distans

Kommunfullmäktige har beslutat att ledamöter i kommunstyrelsen inklusive dess utskott får delta i sammanträdet på distans. Kommunfullmäktige har också beslutat att kommunstyrelsen får besluta om närmare bestämmelser för vad som ska gälla för deltagande på distans.

Krav för sammanträdesdeltagande på distans

1 § Deltagande på distans är ett komplement till fysiskt deltagande.

2 § Deltagande på distans får endast ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.

3 § Vid deltagande på distans får enbart användas sådana tekniska lösningar som har godkänts för ändamålet av kommunens IT-avdelning. All dataöverföring mellan distansdeltagare och sammanträdeslokalen ska vara krypterad.

Den som deltar på distans ska ha samma förutsättningar som de som deltar på plats att ta del av beslutsunderlag och övriga handlingar till sammanträdet.

4 § Den som deltar på distans ska se till att den internetuppkoppling och utrustning i övrigt som hen använder uppfyller kommunallagens och dessa riktlinjers krav för deltagande på distans.

5 § Sammanträdets ordförande och sekreterare närvarar alltid i den på kallelsen angivna sammanträdeslokalen.

6 § Kommunstyrelsens samt kommunstyrelsens utskotts sammanträden hålls, om inte kommunstyrelsen beslutat något annat, inom stängda dörrar. Vid deltagande på distans ska därför den lokal och de tekniska lösningar som används vara sådana att ingen obehörigen kan ta del av det som sägs och de uppgifter i övrigt som behandlas. Detta är extra viktigt i ärenden som avser myndighetsutövning, omfattas av sekretess, eller innehåller personuppgifter.

Den som obehörigen röjer en sekretesskyddad uppgift hålls personligen ansvarig för detta. Att obehörigen röja en sekretesskyddad uppgift kan medföra straffrättslig påföljd.

7 § Om omröstning begärs i ett ärende som avser val eller anställning av personal måste även de ledamöters som deltar på distans röster förbli slutna. Oförmåga att avge sluten röst räknas som förhinder att delta, varpå kommunstyrelsens reglemente 28 och 30 §§ tillämpas.

Administrativa bestämmelser

8 § Ordförande i kommunstyrelsen samt ordföranden i respektive utskott får besluta att neka deltagande på distans vid ett sammanträde.

Ett sådant beslut ska fattas om ordförande finner att kraven i 1–4 §§ inte kan uppfyllas. Beslutet ska snarast möjligt delges dem som berörs av det.

Vid ordförandes förhinder får vice ordförande fatta beslutet.

Avbrott i överföringen

9 § Om bild- eller ljudkvaliteten under ett sammanträde inte skulle hålla sådan kvalitet att samtliga deltagare kan delta på lika villkor, måste sammanträdet ajourneras tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats.

Om ordförande efter försök att återupprätta förbindelsen gör bedömningen att detta inte låter sig göras inom en med hänsyn till omständigheterna i övrigt rimlig tid, ska den distansdeltagande ledamoten anses ha lämnat sammanträdet.